REVIEW JURNAL USULAN PERBAIKAN PROSES BISNIS DENGAN KONSEP BUSINESS PROCESS REENGINEERING (STUDI KASUS : PERMATA GUEST HOUSE)
·
Reviewer : Nurzahra Hasanah Babara
35415243 – 3 ID 06
Teknik Industri - Universitas Gunadarma
- Formulasi Masalah:
Berdasarkan uraian diatas dapat dirumuskan
masalah dalam penelitian dari perkembangan skala bisnis Permata Guest House
yang pesat tidak disertai dengan penataan dan pengelolaan proses bisnis yang
memadai. Sehingga mengakibatkan banyaknya
muncul keluhan dari stakeholder, yaitu dari pelanggan (customer), bahkan dari
kalangan internal karyawan sendiri yang mengeluhkan tidak adanya struktur
organisasi, prosedur standar kerja dan job description yang jelas mengakibatkan kebingungan bagi
karyawan.
Keluhan tersebut menunjukkan bahwa terdapat
permasalahan dalam proses bisnis yang selama ini dilakukan oleh Permata Guest
House. Proses bisnis (business process) merupakan suatu hal yang sangat penting
bagi berlangsungnya kehidupan suatu perusahaan. Identifikasi proses bisnis
merupakan bentuk observasi awal untuk mengetahui faktor-faktor apa yang
menyebabkan kurang optimalnya kinerja proses bisnis selama ini. Identifikasi
dilanjutkan dengan melakukan pengukuran kinerja perusahaan dan analisis.
Analisis dilakukan untuk mengetahui karakter permasalahan pada kinerja proses
bisnis perusahaan dan menganalisa kinerja dari proses bisnis dari tiap-tiap bagian
dalam perusahaan.
- Hipotesis Penelitian
Pada hipotesis penelitian ini menurut Niven
(2002), CSF merupakan pernyataan ringkas yang menggambarkan hal spesifik yang
harus dilakukan dengan baik apabila perusahaan ingin berhasil dalam menerapkan
strateginya. Key Performance Indicator
adalah ukuran performa secara kuantitatif dari segi finansial dan non-finansial
yang digunakan untuk membantu suatu perusahaan atau organisasi untuk mengukur
seberapa jauh kemajuan yang sudah dilakukan terhadap tujuan perusahaan. (Reh, 2008)
Perubahan dalam arti perbaikan proses dapat dilakukan dalam bentuk, yaitu
menghilangkan proses, menyederhanakan proses, menyatukan proses dan melakukan
otomatisasi. Tahapan dalam rekayasa ulang proses bisnis terdiri dari atas 3R,
yaitu sebagai berikut:
1
-Rethink.
Memikirkan kembali tujuan yang akan dicapai saat sekarang dengan asumsi yang
diperlukan untuk menentukan apakah tujuan tersebut masih dapat digunakan pada
komitmen yang baru untuk memenuhi kepuasaan pelanggan waktu yang akan datang.
2 -Redesign.
Mencakup analisis tentang cara organisasi dalam memproduksi barang dan jasa,
bagaimana struktur kerjanya, siapa yang menyelesaikan suatu tugas tertentu dan
apa yang dicapai dari masing-masing prosedur tersebut.
3
-Retool.
Mencakup evaluasi tentang keuntungan atau manfaat yang diperoleh dari teknologi
mutakhir yang digunakan, khususnya pada electronic word dan data processing
system untuk menentukan kemungkinan merubah teknologi tersebut agar kualitas
meningkat.
- Rancangan Penelitian
Pada rancangan penelitian ini merupakan
tahap-tahap penelitian yang harus ditetapkan terlebih dahulu sebelum melakukan
pemecahan masalah. Langkah-langkah penelitian tersebut adalah:
a.
-Studi Pendahuluan
b.
-Perumusan Masalah
c.
-Tujuan Penelitian: Studi Pustaka & Studi
Lapangan
d.
-Pengumpulan Data
e.
-Pemetaan Alur Proses Bisnis Awal dengan
Diagram Alir
f.
-Identifikasi Proses Bisnis Awal
g.
-Critical Success Factor
h.
-Key Performance Indicator
i. -Model Kinerja Bisnis
j. -
Business Process Reengineering
k.
-Analisis dan Interpretasi Hasil
- Metode Pengumpulan Data
1.
-Keluhan Stakeholder Dari hasil studi
pendahuluan yang telah dilakukan, terdapat keluhan-keluhan dari stakeholder
yang menjadi dasar dari permasalahan penelitian ini. Stakeholder yang dimaksud
dalam hal ini adalah pelanggan dan karyawan Permata Guest House dalam periode
Juni 2012 sampai dengan November 2012
2.
-Pemetaan Alur Proses Bisnis Data proses
bisnis pada Permata Guest House merupakan pemetaan proses untuk mengenal proses
yang berjalan sekarang, dapat digunakan untuk menunjukkan jalan menuju proses
baru.
3. -Critical Success Factor Tujuan dari
mengidentifikasikan CSF adalah untuk membuat penilaian tentang sesuatu yang
dianggap lebih penting dan sesuatu yang dianggap kurang penting. Berdasarkan
penelitian dari Tung (2009), Chuah (2004), Wu (2009), Atkinson, Kaplan (1997)
tentang CSF dan disesuaikan dengan kondisi Permata Guest House maka didapatkan
indikator CSF yaitu terdiri dari fasilitas, sumber daya manusia, organisasi,
dan customer.
4. -Key
Performance Indicator Key Performance Indicator berdasarkan Critical Success
Factor yang diuraikan.
5. -Identifikasi Model Kinerja Bisnis Pada tahap
ini akan dijelaskan model kinerja Permata Guest House dengan menggunakan KPI
yang telah diperoleh.
6. -Business Process Reengineering Berdasar tabel
model kinerja bisnis seluruh poin CSF perlu untuk ditinjau kembali (rethink).
Sedangkan untuk poin fasilitas, SDM, dan organisasi perlu dilakukan perancangan
ulang (redesign). Dan untuk evaluasi (retool) diperlukan pada poin SDM dan
Customer. Tahap ini tidak harus dilakukan semua, disesuaikan dengan tingkat
kebutuhan dan kepentingan dari variable yang akan dirancang ulang.
- Populasi dan Sampel
Pada populasi dan sampel ini Permata Guest
House Semarang menggunakan uji sampelnya karyawan dan customer yang datang pada
penginapan. Metode yang digunakan untuk melakukan perencanan ulang yaitu dengan
Business Process Reengineering (BPR). Metode ini dipilih karena BPR merupakan
suatu proses perancangan kembali proses bisnis untuk memperoleh perbaikan atas
performansi perusahaan. Pembakuan proses bisnis secara keseluruhan dilakukan
dengan melibatkan proses bisnis awal yang sebelumnya dinilai menyebabkan
timbulnya permasalahan pada perusahaan. Adanya perbaikan yang dilakukan
meliputi aktivitas dari proses bisnis reception yang mencakup proses bisnis
reservasi dan proses bisnis penitipan barang.
- Skala Pengukuran dan Instrumen Penelitian
Instrument penelitian
adalah semua alat yang digunakan untuk mengumpulkan atau memeriksa secara
sistematis serta objektif dengan tujuan memecahkan suatu persoalan atau menguji
suatu hipotesis. Pada jurnal ini maka dilakukan pemetaan alur proses bisnis
awal. Dari pemetaan alur proses bisnis awal ini didapatkan gambaran proses
bisnis secara umum. Setelah didapatkan
proses bisnis awal ini, dilakukan tahap selanjutnya yaitu menentukan Critical
Succes Factor (CSF) dari usaha penginapan Permata Guest House. Dari penentuan
CSF ini diperoleh CSF dari Permata Guest House adalah fasilitas, sumber daya
manusia, organisasi, dan customer. Untuk
memberitahukan kinerja perusahaan dalam mencapai faktor-faktor keberhasilan
tersebut, CSF memerlukan suatu ukuran atau indicator yang disebut sebagai KPI
(Key Performance Indicator).
Dari hasil observasi
awal didapatkan selisih indikator moral kerja dan loyalitas sebesar 20%,
komplain keramahtamahan sebesar 16,67%, komplain penampilan dan sikap sebesar
16,67%, tingkat okupansi marketing sales sebesar 30%, dan kepuasan layanan
sebesar 77,78%.
- Metode Pengolahan Data
Metode yang digunakan dalam jurnal ini
adalah Metode Business Process Reengineering (BPR), Struktur Organisasi,
Diagram alir ataupun Flowchart.
